In der Immobilienverwaltung verdichten sich die Herausforderungen: Hoher Kommunikationsaufwand, komplexe Verwaltungsprozesse und knappe Ressourcen belasten die tägliche Arbeit. Gleichzeitig zeigt eine aktuelle von uns, in Kooperation mit BOCK immo-consulting, durchgeführte Untersuchung unter österreichischen Hausverwaltungen deutlich: Der Einsatz von KI und Digitalisierung steht vielerorts noch ganz am Anfang. Dabei liegen hier enorme Effizienzpotenziale.

Was bremst – und was helfen kann

Viele Verwaltungen kämpfen mit ähnlichen Mustern: Ein Großteil der Arbeitszeit fließt in manuelle Kommunikation, administrative Aufgaben und Abstimmungen mit externen Partnern. Gleichzeitig bestehen große Unterschiede darin, wie Dokumente abgelegt und Prozesse organisiert werden. Zwar planen viele Unternehmen den Einsatz digitaler oder KI-gestützter Tools – doch Know-how, Ressourcen und passende Prozesse fehlen häufig.

Genau hier setzt ein speziell entwickelter Praxis-Workshop an: „PropTech in der Hausverwaltung – Prozessoptimierung durch KI und Digitalisierung“. In einem strukturierten, zweistufigen Format erhalten Verwaltungen ab ca. 15 Mitarbeitenden die Möglichkeit, interne Prozesse gezielt zu analysieren und konkrete Optimierungsschritte zu erarbeiten.

Individuell. Vertraulich. Umsetzungsorientiert.

Der Workshop geht über reine Theorie hinaus. Nach einer individuellen Vorab-Erhebung werden an zwei Halbtagen konkrete Lösungsansätze und passende Technologien diskutiert. Ziel ist ein maßgeschneiderter Umsetzungsplan – inklusive Maßnahmen zur Effizienzsteigerung, Entlastung der Mitarbeitenden und Verbesserung der Servicequalität. Ergänzend ist eine begleitende Implementierungsberatung möglich.

Warum gerade jetzt?

Die Untersuchung zeigt klar: Die digitale Transformation in der Hausverwaltung ist kein abstrakter Trend, sondern ein drängendes Thema. Wer sich frühzeitig mit den Potenzialen von KI beschäftigt, kann personelle Ressourcen besser nutzen, die Kundenzufriedenheit steigern – und sich strategisch zukunftssicher aufstellen.

Das Whitepaper zum Thema KI in der Immobilienverwaltung stellt 8 Einsatzbereiche in der modernen Hausverwaltung vor.

👉 Weitere Informationen und Anmeldung:
www.bsc-consulting.at/workshops/proptech-in-der-hausverwaltung
Oder per E-Mail an: office@bsc-consulting.at

Wenn Sie Haus- bzw. Immobilienverwalter/in sind, möchten wir Sie gerne dazu einladen, an dieser kurzen Befragung "KI und Digitalisierung in der Hausverwaltung" teilzunehmen. 

Ihre Angaben helfen uns, die Herausforderungen und Potenziale der Digitalisierung in der Immobilienverwaltung besser zu verstehen.

Die Beantwortung der Fragen dauert nur wenige Minuten. Bitte hinterlassen Sie Ihre Mailadresse und wir senden Ihnen den Bericht kostenlos zu.

Ihre ehrlichen und wertvollen Rückmeldungen tragen maßgeblich dazu bei, praxisnahe Entwicklungen und Optimierungen voranzutreiben. Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit nehmen, an dieser Umfrage mitzuwirken!

Susanne Bock und Sabina Berloffa

Der regulatorische Handlungsbedarf umfasst dabei vor allem zwei wesentliche Bereiche, die Förderung der AI-Kompetenz sowie gezielte umzusetzende Maßnahmen im Unternehmen.

Förderung der KI-Kompetenz

• Schulung und Weiterbildung: Unternehmen müssen sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden, die mit KI-Systemen arbeiten oder diese überwachen, über das notwendige technische und ethische Know-how verfügen. Dies umfasst regelmäßige Schulungen und die Dokumentation entsprechender Fortbildungsmaßnahmen.
  
• Erstellung einer AI Policy: Eine unternehmensspezifische Richtlinie kann helfen, den sicheren und verantwortungsvollen Einsatz von KI zu definieren. Sie sollte unter anderem den erlaubten Einsatzbereich, Risiken und Datenschutzvorgaben abbilden.

Unterlassungen und Risiko-Management

• Unzulässige Manipulation: KI-Systeme dürfen nicht dazu verwendet werden, Menschen unterschwellig zu beeinflussen, zu täuschen oder ihre Entscheidungsfreiheit zu umgehen. Insbesondere dürfen Schwächen von vulnerablen Gruppen nicht ausgenutzt werden.
  
• Eingeschränkte biometrische Verfahren: Praktiken wie die automatisierte Gesichtserkennung aus Internetbildern oder Emotionserkennung am Arbeitsplatz sind stark reglementiert – Ausnahmen gibt es nur in sehr spezifischen Bereichen wie der medizinischen Sicherheit.
  
• Sanktionen: Verstöße gegen die Vorschriften können hohe Geldbußen nach sich ziehen, die im Extremfall bis zu 35 Millionen Euro oder 7 % des weltweiten Jahresumsatzes betragen können. Auch datenschutzrechtliche und schadenersatzrechtliche Folgen sind nicht auszuschließen.

Maßnahmen im Unternehmen

Um den Anforderungen des EU AI Acts gerecht zu werden, sind gezielte Maßnahmen erforderlich, die Unternehmen dabei unterstützen, ihre KI-Systeme sicher und rechtskonform einzusetzen. Zunächst ist eine Inventarisierung notwendig, bei der alle bereits eingesetzten oder geplanten KI-Systeme erfasst werden. Darauf folgend empfiehlt sich eine Risikobewertung, in der die verschiedenen Einsatzbereiche analysiert und potenzielle Risiken identifiziert werden.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass sie den Umgang mit den Systemen verstehen und verantwortungsbewusst nutzen. Zudem erfordert die Einhaltung der Vorschriften eine enge interdisziplinäre Zusammenarbeit zwischen IT, Recht und Datenschutz, um alle Compliance-Anforderungen wirksam umzusetzen.

Handlungsempfehlungen

Um den vielfältigen Anforderungen des EU AI Acts gerecht zu werden, sollten Unternehmen proaktiv und strategisch handeln. Hier einige zentrale Empfehlungen:

Entwicklung einer unternehmensspezifischen AI Policy

• Entwicklung einer unternehmensspezifischen AI Policy:
  
• Klare Definition der Einsatzbereiche: Legen Sie fest, welche KI-Systeme in Ihrem Unternehmen erlaubt sind und welche nicht.
  
• Regelungen zur Datennutzung und Transparenz: Schaffen Sie klare Vorgaben für den Umgang mit Daten, die in KI-Prozessen verwendet werden. Dies erhöht die Nachvollziehbarkeit und das Vertrauen gegenüber Aufsichtsbehörden und Endnutzern.

Systematische Risikoanalyse und Dokumentation

• Inventarisierung und Bewertung: Führen Sie eine umfassende Bestandsaufnahme aller KI-Systeme durch und bewerten Sie diese hinsichtlich ihrer Risiken.
  
• Technische Dokumentation: Halten Sie alle relevanten Prozesse, Datenflüsse und Entscheidungskriterien lückenlos fest, um im Falle von Prüfungen gerüstet zu sein.

Schulung und kontinuierliche Weiterbildung der Mitarbeiter

• Aufbau von Fachkompetenz: Organisieren Sie regelmäßige Trainings, um das technische und ethische Verständnis im Umgang mit KI zu stärken.
  
• Interdisziplinäre Workshops: Fördern Sie den Austausch zwischen IT, Recht und Datenschutz, um eine ganzheitliche Umsetzung der Vorgaben sicherzustellen.

Integration von Compliance-Lösungen

• Technologische Unterstützung: Nutzen Sie spezialisierte Lösungen, die den sicheren Einsatz von KI unterstützen. Beispielsweise können Plattformen wie das VIER AI Gateway helfen, generative KI-Systeme in bestehende Unternehmensprozesse zu integrieren – immer im Einklang mit den gesetzlichen Vorgaben.
  
• Regelmäßige Audits: Führen Sie interne und externe Überprüfungen durch, um die kontinuierliche Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen sicherzustellen und Verbesserungspotenziale zu identifizieren.

Weitere Informationen:
Der EU AI Act: Überblick und Bausteine (Teil 1)

Überblick und allgemeine Einordnung

Die rasante Entwicklung von Künstlicher Intelligenz (KI) revolutioniert die Unternehmenswelt und mit dieser Innovation geht auch eine neue regulatorische Realität einher.

In diesem Blogbeitrag beleuchten wir in zwei Teilen den Überblick über die Verordnung, die konkreten Anforderungen und den daraus resultierenden Handlungsbedarf sowie praxisnahe Empfehlungen für einen rechtssicheren Einsatz und eine effektive Risikominimierung.

Die EU hat mit dem AI Act einen regulatorischen Rahmen geschaffen, der den sicheren, transparenten und ethisch vertretbaren Einsatz von KI gewährleisten soll. Zentraler Gedanke der Verordnung ist es, das Vertrauen der Bürger in KI-Anwendungen zu stärken und gleichzeitig Innovationen zu fördern. Hierbei werden KI-Systeme in unterschiedliche Risikokategorien eingeteilt – von geringem bis hin zu hohem Risiko.

Unternehmen, die KI einsetzen oder bereitstellen, müssen sich künftig an klare Vorgaben halten. Dies betrifft nicht nur die Entwicklung und Implementierung neuer KI-Projekte, sondern auch den ungewollten Einsatz, etwa wenn KI-Systeme über Softwareupdates in bestehende Abläufe gelangen. Bereits ab dem 2. Februar 2025 treten erste Pflichten und Verbote in Kraft, sodass sich Unternehmen frühzeitig auf die neuen Anforderungen einstellen müssen.

Die Verordnung richtet sich sowohl an Anbieter – also jene, die KI-Systeme entwickeln und bereitstellen – als auch an Betreiber, die diese Systeme im eigenen Geschäftsprozess nutzen. Ziel ist es, durch entsprechende Maßnahmen die Einhaltung von Grundrechten, Datenschutz und Transparenz sicherzustellen, während gleichzeitig Innovationspotenziale erhalten bleiben.

Bausteine des EU AI Acts

Die Bausteine des EU AI Acts bilden das Fundament für einen verantwortungsvollen Umgang mit KI in Europa. Zu den wichtigsten Komponenten gehören:

Zentrale Elemente:

• Kernziele und Grundprinzipien:
  Der EU AI Act zielt darauf ab, die Grundrechte der EU-Bürger zu schützen, Sicherheit und Transparenz zu gewährleisten und schädliche Einflüsse von KI-Systemen zu vermeiden.
  
• Risikokategorisierung:
  KI-Systeme werden in unterschiedliche Risikostufen eingeteilt – von minimalem und begrenztem Risiko bis hin zu hohem und inakzeptablem Risiko. Diese Einteilung bestimmt, welche Anforderungen an die jeweiligen Systeme gestellt werden.
  
• Pflichten für Anbieter und Betreiber:
  Sowohl Unternehmen, die KI-Systeme entwickeln und bereitstellen (Anbieter), als auch solche, die diese Systeme nutzen (Betreiber), müssen verschiedene Pflichten erfüllen. Dazu zählen unter anderem die Durchführung von Schulungen, die Erstellung einer unternehmensspezifischen AI Policy, umfassende technische Dokumentationen, Risikomanagement und die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben.
  
• Überwachung und Sanktionen:
  Der EU AI Act sieht die Einrichtung von Aufsichtsbehörden sowie strenge Sanktionen vor – Geldbußen, die bei Verstößen bis zu 35 Millionen Euro oder 7 % des weltweiten Jahresumsatzes betragen können, sowie weitere haftungsrechtliche Konsequenzen.

Weitere Informationen:
EU AI Act: Anforderungen und Handlungsempfehlungen (Teil 2)

Gerne senden wir Ihnen das Whitepaper "KI in der Immobilienverwaltung" zu: office@bsc-consulting.at

Automatisierung von Prozessen, Collaboration (1)

KI kann generell dabei unterstützen, repetitive Aufgaben in der Hausverwaltung zu automatisieren und somit die Effizienz, auch jene der Mitarbeiter:innen, erheblich zu steigern. Robotic Process Automation (RPA) und verbesserte Workflow-Systeme werden hier eine Schlüsselrolle spielen. Als RPA wird die Technologie bezeichnet, die Software-Roboter (oder „Bots“) verwendet, um regelbasierte, repetitive Aufgaben zu automatisieren.

Verwaltung und Management von Gebäuden (2)

• Predictive Maintenance
  Durch die Analyse von Daten und Sensoren hilft KI, den Zustand von Gebäuden und Einrichtungen vorherzusagen, um präventive Wartungsmaßnahmen zu planen. Diese ermöglicht es, Probleme zu erkennen und zu beheben, bevor sie zu kostspieligen Ausfällen führen.
• Energiemanagement, -optimierung und Nachhaltigkeit
  KI überwacht, analysiert und optimiert den Energieverbrauch von Gebäuden, senkt Energiekosten und fördert umweltfreundliche Praktiken. Diese Analysen unterstützen präventive Maßnahmen und ermöglichen strategische Entscheidungen zur Optimierung des Energieverbrauchs.
• Sanierung und Instandhaltung von Gebäuden
  KI unterstützt bei der Planung und Durchführung von Sanierungs- und Instandhaltungsmaßnahmen.
• Sicherheits- und Überwachungssysteme
  KI trägt zur Überwachung und Sicherung von Gebäuden bei, indem sie Videoüberwachungssysteme analysiert, unbefugte Zugriffe erkennt und automatische Alarme auslöst.
• Gesundheits- und Hygienemanagement
  KI kann die Hygiene und Gesundheit innerhalb von Gebäuden überwachen und verbessern, indem sie Luftqualität, Temperatur und andere Umgebungsfaktoren optimiert.

Kommunikation mit Mieter:innen und Eigentümer:innen (3)

KI verbessert die Kommunikation, indem sie schnell auf Fragen antwortet, Chatbots einsetzt, Termine vergibt und automatisierte Kommunikationssysteme wie zB. WhatsApp integriert. Darüber hinaus bietet KI personalisierte Unterstützung, indem sie auf individuelle Bedürfnisse der Mieter eingeht und Probleme schnell und effizient löst.

Dokumenten-Management (4)

KI digitalisiert, organisiert und durchsucht Dokumente in einem zentralen Datawarehouse, was die Verwaltung von Unterlagen deutlich erleichtert.

Vermietung und Mieter:innenauswahl (5)

KI könnte bei der Auswahl von Mieter:innen in Bezug auf Mieter:innenausfälle, Renovierungskosten, Bonität eingesetzt werden. Beim Vertragsmanagement kann KI die Vertragsbedingungen analysieren und sicherstellen, dass alle gesetzlichen Anforderungen eingehalten werden. Sie kann auch bei der Erstellung und Überprüfung von Mietverträgen helfen.

Finanzmanagement (6)

KI vereinfacht die Verwaltung von Mietzahlungen, Abrechnungen und die Budgetierung.

Analyse von Markttrends und Geo-Daten- Screening(7)

Durch die Analyse von Immobiliendaten hilft KI, fundierte Entscheidungen bezüglich Lage, Infrastruktur und Einkommen zu treffen.

Datensicherheit (8)

KI trägt dazu bei, sensible Daten zu schützen und verdächtige Aktivitäten zu erkennen und unterstützt bei der Einhaltung von Datenschutzrichtlinien.

Unsere Rerchechen beziehen sich auf die folgenden von uns identifizierten Bereich im Immobilien-Lifecycel:

• Valuation and Data
• Investment and Financing
• Plan and Build (Development)
• Marketing and Sales (Vermietung, Vermarktung und Transaktionen)
• Operations and Property Management (Verwaltung und Bewirtschaftung)

In jedem dieser Bereiche haben wir die führenden PropTech-Unternehmen identifiziert und nach ihrem speziellen Technologie-Einsatz zugeordnet. Unser Lifecycle-Diagramm, das diese Kategorien darstellt, bietet eine klare Übersicht der vielfältigen Lösungen und innovativen Ansätze, die die PropTech-Branche zu bieten hat.

PropTech-Datenbank und Match-Makings

Um diese Informationen systematisch und zugänglich zu machen, haben wir eine spezielle Datenbank entwickelt, in der sich PropTech-Unternehmen eintragen lassen können. Diese Datenbank ermöglicht es uns, gezielte Match-Makings zwischen Immobilienunternehmen und PropTechs zu organisieren. So schaffen wir eine Plattform, auf der beide Seiten von den neuesten technologischen Entwicklungen profitieren und zukunftsweisende Partnerschaften eingehen können.

Partnerschaft für Immobilienunternehmen und PropTechs

Interessierte PropTech-Unternehmen können sich bei uns eintragen lassen. Unsere Kunden werden regelmässig proaktiv über die neuesten Technologien informiert.

Nutzen Sie die Chance, Teil eines dynamischen Netzwerks zu werden und die Zukunft der Immobilienbranche aktiv mitzugestalten. Unser Lifecycle-Modell ist der Schlüsse zu mehr Transparenz, Effizienz und Erfolg in Ihrem Immobiliengeschäft!

Infos anfordern: office@bsc-consulting.at

Ein inspirierendes Beispiel kommt aus einer überraschenden Ecke – der Telekom-Branche, genauer gesagt von der A1 Telekom. Wir sprechen mit der Innovation Managerin, Frau Claudia Panozzo, vom A1 Start-up Campus und werfen einen Blick darauf, wie der A1 Start Up Campus und Innovationspreis als Best Practices fungieren und als Vorbild für die Immobilienwelt dienen könnten.

A1 Start Up Campus: Ein Inkubator für Innovationen

BSC Consulting: Worum geht es beim Start Up Campus?
Claudia Panozzo: „Der A1 Start Up Campus, bereits 2015 eröffnet, ist einer der führenden Inkubatoren in Österreich. Dieser Campus ist ein zentrales Element der Innovationsstrategie von A1 Telekom Austria und bietet jungen Start Ups einen dreijährigen Entwicklungszyklus. Dabei erhalten die Gründer nicht nur Sichtbarkeit, sondern auch Unterstützung in Form von klassischem Business Consulting. Über 30 interne Berater stehen zur Verfügung, um alle geschäftsrelevanten Themen von Verkauf und Kommunikation bis hin zu rechtlichen Fragen abzudecken. Zudem werden den Start-ups Büroräume im Herzen von Wien sowie eine erstklassige IT-Infrastruktur zur Verfügung gestellt.“

Innovationen mit Geschäftsbezug

BSC Consulting: Welche Art von Start Ups sind bei Ihnen dabei?
Claudia Panozzo: „ Unsere A1 Start Up Campus Member kommen aus unterschiedlichen Branchen. Was sie gemeinsam haben, ist dass ihre Lösungen aus dem digitalen Umfeld kommen. Wir suchen Innovationen, die auch einen Bezug zu A1 und unseren Geschäftsfeldern haben.“

Innovationspreis: Anerkennung für Innovationen

Der A1 Start-up Campus hat auch den A1 Innovationspreis ins Leben gerufen, der innovative Start Ups auszeichnet und fördert. Praktisch jährlich sucht der A1 Start Up Campus prestigeträchtige und zukunftsversprechende Projekte, wo Gründer und Gründerinnen von heute Lösungen für morgen vorstellen.

BSC Consulting:
Kann sich jedes Start Up für den A1 Innovationspreis bewerben?
Claudia Panozzo: „Wir suchen in diesem Jahr Start Ups mit digitalen Lösungen aus den folgenden 5 Kategorien: Cyber Security, ESG, Cloud, Fin/Insuretech und KI. Bewerben kann sich jedes gegründete Start Up, das zumindest einen Prototypen oder erste Kunden hat.“

Ökosystem mit Start Ups

BSC Consulting:
Warum investiert A1 in junge Unternehmen – ist das ein integrativer Bestandteil der Philosophie?Claudia Panozzo:  „Kooperationen mit Start Ups gibt es bei A1 schon recht lange – um das auch sichtbar zu machen wurde eben 2015 der A1 Start Up Campus ins Leben gerufen. Start Ups nutzen neue Technologien um Probleme verschiedener Arten zu lösen. Als Corporate bleibt für so etwas oft wenig Zeit, da der Fokus hauptsächlich auf dem Kerngeschäft liegt.

Somit haben wir in dem Ökysystem mit Start Ups ein innovatives Umfeld für uns geschaffen und haben Lösungen der Start Ups bei uns erfolgreich implementiert, zB. das beleglose Zahlen mit warrify in allen A1 Shops oder z.B. der A1 Onlineschutz (A1 Net Protect), ein Produkt des Start Ups Whalebone. Den Start Ups helfen derartige Vertriebskanäle beim Wachstum – ein Win-Win für beide Seiten. Zudem wollen wir als Telekommunikationsanbieter unseren Kunden innovative Produkte anbieten.“

Stimmungslage bei Start Ups

BSC Consulting.
Wie sehen Sie die Start Up-Szene im Moment generell?
Claudia Panozzo: „Wir freuen uns, dass die Start Up Szene in Österreich kontinuierlich wächst. Viele private und auch öffentliche Initiativen helfen dabei. Start Ups sind Innovationstreiber und natürlich auch Motor für die heimische Wirtschaft. Natürlich sind Start Ups derzeit von steigenden Zinsen und wirtschaftlichen Unsicherheiten betroffen, dass hat sich auch bei den Investitionen und weniger Finanzierungsrunden, ausgewirkt.“

Innovation-Leader auch für die Immo-Branche?

Fazit: Sowohl die Institution des A1 Start Up-Campus als auch der Innovationspreis der A1 sind Initiativen, die gezielt Innovationen vorantreiben. Unternehmen im Immobilienbereich sollten die aktuelle Flaute im Immobilienmarkt nutzen und sich von diesen Initiativen inspirieren lassen, um ähnliche Innovationsstrategien einzuführen. Durch eine nachhaltige Positionierung als Innovations-Leader wird das Innovations-Know-how im eigenen Unternehmen gestärkt, und gleichzeitig profitiert die gesamte Branche von der Innovationskraft der führenden Unternehmen. Obwohl es bereits einige Corporates im Immobilienbereich gibt, die Innovationen aktiv fördern, ist es insgesamt an der Zeit, den veralteten Ansatz in Bezug auf Digitalisierung und Innovation zu überwinden.

Diese Offenheit für Innovationen ist auch für junge Unternehmen im Bereich Property Technology (PropTechs) von Vorteil. Sie haben die Möglichkeit, ihre Ideen und Prototypen praktisch zu präsentieren und erhalten unmittelbares Feedback zur Umsetzbarkeit in der Praxis.

Vielen Dank für das Gespräch!

Die Bewerbungsphase für den A1 Start Up Award dauert noch bis zum 15. September 2023. Alle weiterführende Infos finden Sie hier:

Wanted! Gründer:innen für diesjährigen A1 Start-up Award gesucht

A1 Start Up Award 2023
https://a1startup.net/

2-tägiger Intensiv-Workshop

2-tägiger Intensiv-Workshop "Innovations-Management im Immobilienbereich" inhouse oder im kleinen Teilnehmerkreis.